PEMBERKASAN

Langkah-langkah Pemberkasan :

• Pemilahan antara arsip dengan Non Arsip ;

·           yang termasuk kategori arsip dikumpulkan menjadi satu.

·           yang termasuk kategori non arsip, bisa langsung dimusnahkan,

contoh non arsip : formulir/ blanko kosong, amplop, ordner, duplikat arsip.

• Yang termasuk kategori arsip dikelompokkan menurut ;

 ·   Kesamaan Urusan (Dosier), yaitu Dokumen yang merupakan hasil dari satu kegiatan dihimpun dalam satu berkas. Berkas akan mencerminkan kegiatan sejak awal hingga akhir.

Contoh : Berkas Proyek Pembangunan Gedung sekolah A

               Berkas Kepegawaian Seseorang (Dosier Kepegawaian)

·          Kesamanaan Masalah (Rubrik)

Pemberkasan Dokumen Berdasarkan pada permasalahan yang sama

Contoh : Berkas Kenaikan Pangkat.

               Berkas Pengangkatan Dalam Jabatan Fungsional

               Berkas Pengadaan ATK.

·          Kesamaan Jenis/ Tansaksi ( Seri )

Berkas yang sama jenisnya dihimpun dalam berkas (seri) yang sama 

• Penentuan Index (indexing) ; Kata tangkap/ Kata ringkas yang dijadikan ciri/ tanda pada berkas. Indeks dapat berupa :

a.       Indeks nama orang,

b.      Indeks nama badan,

c.       Indeks Nama tempat

d.      Indeks Subjek/ masalah

      Penulisan indeks di Tab Folder.

Tinggalkan Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat masuk wajib dilakukan registrasi. Registrasi surat dilakukan dengan sistem buku agenda surat masuk. Pada era Teknologi Informasi, Buku Agenda Surat masuk telah digantikan dengan Aplikasi database/aplikasi komputer. Registrasi yang dilakukan dengan aplikasi komputer cukup dilakukan sekali yakni pada unit kearsipan / unit tata usaha pada unit kerja. Hal ini berbeda dengan sistem buku agenda. Sistem buku agenda, registrasi surat yang telah dicatat oleh unit kearsipan atau tata usaha akan dicatat kembali oleh unit pengolah.

Registrasi yang berulang inilah menyebabkan pekerjaan administrasi kurang efisien. Oleh karena itu, pemanfaatan teknologi informasi akan menciptakan pekerjaan administrasi efisien dengan meregister surat hanya di unit kearsipan/unit tata usaha. Registerasi surat hanya sekali dan tidak berulang. Unit pengolah melakukan updating berdasarkan disposisi pimpinan.

Aplikasi komputer yang menggantikan cara meregister surat dengan sistem buku agenda yang kemudian disebut komputerisasi. Komputerisasi tersebut akan bekerja dengan baik jika tersedia jaringan komputer. Jika di suatu instansi telah tersedia jaringan komputer yang merata ke seluruh sub unit kerja, maka registrasi dengan sistem komputer adalah terobosan untuk mempermudah pelaksanaan administrasi.

Registrasi surat dilaksanakan di unit kearsipan atau unit tata usaha memuat antara lain adalah nomor register (nomor agenda), tanggal, klasifikasi arsip, isi ringkas, tanggal surat, pengirim dan penerima.

Updating data register surat pada aplikasi disebut dengan pengendalian surat. Keberadaan surat dapat terlacak.